Bouwstenen 2020

Cliëntplan op maat

Iedere cliënt heeft een cliëntplan en we stimuleren medewerkers om methodisch te werken. Het digiteam ondersteunt teams hierbij. Verder zijn we gestart in 2020 met de oriëntatie van een nieuw ecd. Eind 2021 gaan we over naar een nieuw ecd. Snelheid en gebruiksgemak stellen we centraal.

Wat staat in een cliëntplan?

• Wat is voor de cliënt een goed leven?
• Welke ondersteuning heeft hij hierbij nodig?
• Wat wil de cliënt nog leren of ontwikkelen?
• Je hebt allemaal mensen die belangrijk voor je zijn, zoals familie en vrienden. Hoe kunnen we die mensen betrekken bij het leven van een cliënt?
• Wat spreken wij samen af over dagelijkse hulp die iemand van ons krijgt?
• We bespreken regelmatig samen met de cliënt hoe het met hem gaat.
• Zo nodig stellen we het plan hierna bij. Kortom, het plan is een mooie basis van onze samenwerking.
• Alle cliënten kunnen via MijnECD zelf hun cliëntplan en de rapportages lezen.
• Zij kunnen hun familie toestemming geven om ook MijnECD te gebruiken.

Ontregelde zorg

Ons Tweede Thuis heeft meegedaan aan zes sessies van Vilans over ontregelde zorg (juni -december 2020). Deze sessies leverden inzichten op hoe je het ecd optimaler kan inrichten zodat:

– je als medewerker kan werken vanuit de bedoeling
– het ecd en de organisatie je daar ruimte voor geven
– je als medewerker ruimte kan pakken om dat te doen wat bijdraagt aan een goed leven.

De uitkomsten van de ontregelreis nemen we mee in de keuze en inrichting van het nieuwe ecd.

Handtekening deels vervangen

Op basis van wet- en regelgeving moet de cliënt of de wettelijk vertegenwoordiger akkoord te geven op het (nieuwe, bijgestelde) cliëntplan. Tot nu toe deden we dat met een handtekening. Dat is niet meer noodzakelijk. Het aantoonbaar akkoord moet in het ecd staan. Dat mag met een handtekening maar dat hoeft niet. We hebben dit afgestemd met de afdeling Control als het gaat om inzicht door accountant op deze aantoonbaarheid.

Trainingen en overige ondersteuning

• Plancare is heringericht voor begeleiders. De structuur in het methodisch werken is verbeterd. We hebben duidelijke kopjes aangebracht voor de cliëntplancyclus in het dagelijks werk.
• Er waren ecd-trainingen voor Plancare en voor ONS.
• De invoering van ONS is ondersteund na de toevoeging van de Amsterdamse nah-locaties bij Ons Tweede Thuis.
• Het digiteam heeft meegedacht over het programma van eisen voor een nieuw ecd en meegeholpen aan de voorbereiding van dit project.

Digicoach-trainingen via Zonmw-subsidie

We hebben een subsidie van Zonmw aangevraagd en toegewezen gekregen. Daarmee kunnen we bij Buro Strakz trainingen inkopen om drie digicoaches op te leiden. Dit zijn drie medewerkers van ons huidige digiteam, die deelnemen van mei tot december dit jaar. We zorgen intern voor een trainer-de-trainer-traject.

Wat houdt de training tot digicoach in?

Slimme zorgoplossingen dragen niet alleen bij aan kwaliteit van leven en zorg, maar zijn ook onmisbaar geworden voor de organiseerbaarheid van de gezondheidszorg. De zorg moet slimmer en innovatiever worden ingericht. Een belangrijke randvoorwaarde is dat zorgmedewerkers voldoende digitale vaardigheden hebben om zorgtechnologie en ondersteunende instrumenten optimaal in te kunnen zetten. Met deze subsidieregeling wil het ministerie van VWS de digitale vaardigheden van medewerkers van zorgorganisaties vergroten. De digicoach ondersteunt collega’s in het vergroten van hun digitale vaardigheden. Een digicoach herkent collega’s met beperkte digitale ervaring en kan hen wegwijs maken in de digitale wereld. Een digicoach beschikt over coachende en didactische vaardigheden. Daarnaast beschikt een digicoach over ict-basisvaardigheden, zoals werken met de computer, werken met een ecd/epd en het gebruik van slimme zorgoplossingen zoals e-health. Het gaat hierbij om zowel ‘knoppenkennis’ als over bewust en veilig gebruik. Voor gedetailleerde vragen vormt de digicoach de brug met de afdeling ICT en/of de leveranciers.

Ervaringen van cliënten

Hoe gaat het met Ons Tweede Thuis? Dan kunnen we vooral vragen: hoe gaat het met de cliënten? Hoe tevreden zijn zij? Dat doen we via de methode Ben ik Tevreden (BIT). De locaties van voorheen Amstelrade gebruiken de methode Dat vind ik ervan.
Bij BiT vragen we de cliënt of zijn vertegenwoordiger:  

• Waar ben je blij mee? 
• Wat zou je liever anders willen? 
• Hoe ga je dat dan doen? 

Het gesprek over die vragen levert informatie op om de kwaliteit van leven van de cliënt te verbeteren. Hoe kun je zo goed mogelijk aansluiten bij de belevingswereld van cliënten?  Dat is de vraag die we onszelf vaak  stellen; de BiT kan daarop een antwoord zijn. Bij de BIT gaat het echt om in gesprek zijn. De medewerker luistert naar het verhaal van de ander en laat zijn eigen wereldbeeld los om ruimte te maken voor dat van de cliënt. De waardering die de cliënt geeft, is leidend. De cliënt zelf is immers de enige die werkelijk inzicht heeft in zijn ervaring. 

BIT voor cliënten maar ook waardevol voor locatie 

De BIT is allereerst bedoeld voor de cliënt maar kan ook waardevolle informatie geven voor de locatie als geheel. Een analyse van de ervaringen van cliënten helpt om te kijken waar de behoeften liggen voor de hele groep of locatie. Welke algemene lijnen zien we bij de uitkomsten van de BIT? Dat kan handvatten geven voor de ondersteuning van cliënten. Op dit moment onderzoeken we welk systeem we voor die analyse kunnen gebruiken. 

Hoe ervaren medewerkers de BIT? 

De locaties ervaren de BIT heel verschillend. Voor sommige medewerkers is het een verplichting, andere zien de meerwaarde duidelijk in. We merken dat we steeds beter worden in het gebruik van de BIT. De werkgroep BIT ondersteunt het werken met de BIT op de locaties. Jaarlijks zorgt de werkgroep voor verbeteringen in de uitvoering van de BIT en de werkprocessen. Zij geeft ruimte om ervaringen met de BIT te delen. Zo leren we van elkaar en delen we kennis en kunde. 

Een mooi voorbeeld daarvan is de bijvoorbeeld de keuze bewoners van woongroepen om liever zelf te gaan koken dan kant-en-klaar maaltijden af te nemen van een leverancier. Cliënten geven aan meer tevreden te zijn als zij zelf koken willen daarin graag hun bijdrage leveren en in leren.

Wat cijfers  

In 2020 zijn er in totaal 1027 BIT gesprekken gevoerd. In vergelijking met 2019 zijn er  in totaal 451 meer BIT-lijsten ingevuld. We zijn aangenaam verrast door het stijgen van de cijfers in het corona jaar wat achter ons ligt. We gunnen iedere cliënt een goed gesprek met behulp van het  Ben ik Tevreden Instrument. We hebben voor Dat vind ik ervan niet voldoende gegevens.
 

Projectgroep 

De implementatie van de BiT is gedaan door een projectgroep die in verbinding staat met het programma Goed Leven. In het jaar 2020 hebben er geen bijeenkomsten plaats gevonden. Van begin 2021 is de projectgroep nieuw leven in geblazen. De samenstelling van de projectgroep is wat gewijzigd. Met hernieuwde energie werken we aan verbeteringen in het uitvoeren van de BiT binnen de organisatie.  

We zien verschillen tussen de diverse locaties in het enthousiasme voor het gebruik. De BiT wordt gezien als een verplichting die we af willen kunnen vinken. Gelukkig zijn er ook veel ervaringen waarin de meerwaarde van de BiT wel duidelijk is en we steeds een beetje beter worden in het gebruik. Daar willen we natuurlijk meer van. 

Rol Projectgroep BiT 

• De projectgroep heeft de focus op continue doorontwikkeling van het gebruiken van de BiT en laten groeien van de toegevoegde waarde. 
• De projectgroep is kartrekker en geeft richting aan het werken met de BiT, vanuit een overstijgende blik. 
• Volgt interne en externe trends en is onderdeel van het kwaliteitskader. We zijn in verbinding met wat er in de organisatie leeft qua behoefte/vragen. Op basis van reflectie uit organisatie en de projectgroep, worden jaarlijks updates / verbeteringen aangebracht in uitvoering van de BiT en het werkproces.  

 We doen dit door ons oor te luisteren te leggen en oplossingsgericht  vraagstukken/ dilemma’s uit  de praktijk te benaderen. 

Op deze manier willen we  

• een actieve bijdrage leveren ter ondersteuning van de praktijk  
• Verantwoordelijk zijn voor ontwikkeling en organisatie. 
• Is er een mogelijkheid om ervaringen uit te laten wisselen en op te doen. 
• Willen we toegankelijk zijn voor iedereen die interesse heeft in de BiT.

Verbeterpunten Ben ik Tevreden

Teams in gesprek

Goede zorg geven is ook nadenken over wat je doet. Als medewerker én als team. Medewerkers gaan binnen een team met elkaar in gesprek. Dat doen zij via de methode Teamreflectie. Zij maken een verslag en zetten dat in een digitaal systeem. Een team kiest zelf over welke thema’s zij in gesprek willen gaan. Zij kiezen een thema uit het Kwaliteitskader dat Ons Tweede Thuis volgt.

Wat hebben we gedaan?

1. In 2020 hebben 37 teams de teamreflectie gedaan volgens de methode die we aanbieden bij Ons Tweede Thuis. Net zoals voorgaande jaren is het zo dat de teams zelf kiezen op welke thema’s zij reflecteren.
2. In 2020 is er ook gestart met teamreflecties vanuit het behandelteam. We hebben de teamreflecties uiteraard zo aangepast, dat zij ook recht doen aan de coronatijd.
3. Ook is er een brede corona-evaluatie gedaan over kwaliteit van zorg in tijden van de crisis.
4. In het verlengde van de teamreflecties is in 2020 de toolkit ontwikkelgesprekken vanuit HR geïntroduceerd. Hierbij staat de ontwikkeling van de medewerker(s) centraal. Teams zijn in 2021 enthousiast aan de slag gegaan met de toolkit ontwikkelgesprekken.

Doelstelling: ieder team doet een teamreflectie in 2020

Vanwege corona en organisatieontwikkelingen is de doelstelling niet behaald

Door corona hebben we teams minder gestimuleerd om aan teamreflectie te doen. Ook is er een wisseling geweest van twee regiomanagers waardoor er minder aandacht voor is geweest. Het aantal ingeleverde teamreflecties is lager dan in 2018 en 2019. Dat betekent niet dat er in de praktijk minder is gereflecteerd, het is alleen minder zichtbaar. Deze 37 teamreflecties zijn nog niet in een werkgroep bekeken om hier een eventuele rode draad uit te halen. Dat gaan we ook niet doen, omdat de inzichten wel vaak iets zeggen op locatie of teamniveau maar te klein zijn voor een trend op organisatieniveau. Ook is de vraag nog niet beantwoord die wij ons in 2020 hebben gesteld: houden we vast aan het digitale systeem of gaan we dit loslaten? Wat is er nodig om meer uit de teamreflecties te halen? Het is zinvol daarover in gesprek te gaan. Daarnaast heeft het Dienstencentrum ook het voornemen gehad in 2019 om teamreflecties toe te passen.

Verbeterpunten

Laten zien wat we doen

Werken aan een goed leven voor onze cliënten en goed werk voor onze medewerkers is een continu proces van plannen maken, doelen stellen, evalueren en nieuwe acties maken om te verbeteren. We doen dit zowel op organisatie-, locatie- en teamniveau. Het hele jaar door laten we zien wat we doen. Bijvoorbeeld via onze website, social media, het JIJ&IK magazine. En hier, op onze kwaliteitswebsite.

Verantwoording

Via deze kwaliteitswebsite laten we zien hoe wij werken aan kwaliteit van zorg.  De informatie voor deze site komt uit verschillende bronnen: de bouwstenen werk- en projectgroepen, beleidsstukken, rapportages verslagen en gesprekken. We beschrijven per onderdeel wat we gedaan hebben en formuleren verbeterpunten voor het jaar erop. We merken nu ook dat we niet altijd een voortgang of resultaat kunnen geven van het verbeterpunt van het jaar daarvoor. Dit heeft te maken met de manier van uitvraag. En ook door corona crisis is hier minder aandacht voor geweest. We zijn zoekende naar een manier waarbij verantwoordelijkheid en verantwoording in elkaars verlengde liggen. En een manier die aansluit bij het werken in de praktijk. Nu is dat nog niet automatisch in elkaars verlengde.

Aansluiten bij de praktijk

Met deze website willen we aansluiten bij de praktijk. Uiteraard maken we deze site om te laten zien aan zorgkantoren en andere toezichthouders hoe wij werken. Ook hebben we deze site voor onze eigen medewerker, om verhalen te delen en elkaar te inspireren om zodoende het leren en ontwikkelen te stimuleren.

terug naar overzichtspagina 2020