Goed organiseren

Thema’s 2020

Goed organiseren

We willen onszelf binnen Ons Tweede Thuis slim organiseren. We doen liever geen dingen dubbel. Communiceren helder met elkaar. Zodat we alle tijd die we hebben zo goed mogelijk besteden aan de ondersteuning bij een goed leven.

Fotogalerij

Wat deden we in 2020?

Waar zie je dat goed organiseren in 2020 terug? Bijvoorbeeld in minder administratie in het elektronisch cliëntendossier, in ontwikkelingen in digitaal werken, in vastgoed echt gericht op wat cliënten nodig hebben. Lees er meer over op deze pagina. Een belangrijk moment in 2020 was toen alle locaties van Nieuw Amstelrade in Amsterdam en Diemen naar Ons Tweede Thuis overgingen.

Risico-inventarisatie en -evaluatie

Een veilige werkomgeving is essentieel om je werk te kunnen doen. We zijn begin 2021 gestart met een nieuw systeem voor RI&E, risico-inventarisatie en -evaluatie. Met dit systeem zijn alle medewerkers veel meer betrokken bij de RI&E. De RI&E helpt ons om knelpunten op tijd te signaleren en op te lossen. Bovendien verzamelen we via het nieuwe systeem adviezen die we allemaal kunnen gebruiken. In 2021 gaan we deze manier van RI&E op alle locaties invoeren.

Verbeterpunten en acties

  • Elke locatie heeft in 2021 een actuele RI&E
  • Toetsing inrichten in 2022
  • Informatie op intranet meer bekend maken in de organisatie

Ervaringen op locatie

Medewerkers zijn zo’n 10 tot 15 minuten bezig met het invullen van de vragenlijst. Zij vertellen dat zij zich weer meer bewust worden van alle verschillende aspecten van veiligheid of het nu gaat om agressie, werkdruk of fysieke belasting. Die betrokkenheid van alle medewerkers bij het invullen van de vragenlijsten geeft een goede opening om met elkaar in gesprek te gaan over de resultaten. Met name dit gesprek met elkaar lijkt mij de grootste winst van dit nieuwe RI&E systeem.’ Pamela Joor

Vastgoed

Het is bijzonder om woon- en dagcentra te (ver)bouwen voor mensen met een beperking. Gebouwen leveren een belangrijke bijdrage aan het comfort van de leefomstandigheden van cliënten. Dat comfort komt voort uit veel aspecten binnen en buiten een gebouw. Vormen, kleuren, (dag)licht en installaties vormen daarin een harmonieus samenspel. Zo biedt het in 2020 opgeleverde gebouw Kaj Munk ruimte en daardoor rust aan cliënten en plek voor een vernieuwde manier van dagbesteding. De bewoners nemen niet deel aan een groep, maar zij doen mee met activiteiten. Op deze manier kan de dagbesteding beter aansluiten bij de behoefte.

Het landelijk gelegen woon- en dagcentrum Sluis-Zicht is afgelopen jaar flink verbouwd. Daarbij is rekening gehouden met de elementen vanuit de behandelmethodiek van Triple-C. Lees er hieronder meer over bij ‘In beeld’. Begin 2021 zijn we gestart met het laatste deelproject van Sluis-Zicht: het woonhuis op de rand van de dijk is afgebroken vanwege sterke veroudering. We bouwen dit opnieuw op zodat dit ruimte biedt voor speciale kleinschalige dagbesteding.

De locaties aan de Hortensialaan en de Gloxiniastraat zijn verbouwd zodat het Adviespunt, de afdeling Zorgbemiddeling en de pastoraal medewerkers begin dit jaar hun nieuwe locatie konden betrekken. Cliënten van Amstel-Meer zijn ook verhuisd naar de Gloxiniastraat. We verbouwen één woning van Amstel-Meer voor een interne verhuizing en een andere woning komt bij het Dienstencentrum.  Het Dienstencentrum zelf wordt eveneens verbouwd om te kunnen voldoen aan de behoeften van Ons Tweede Thuis: flexibel en digitaal werken, duurzaamheid, functioneel gebouw voor alle medewerkers.

Centrale Cliëntenraad

Per 1 juli 2020 is er de nieuwe Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen. Natuurlijk heeft de Centrale Cliëntenraad het daar uitgebreid over gehad. Cliënten- en locatieraden krijgen door die wet meer invloed. Een belangrijk punt is dat de coach onafhankelijk moet zijn, dus niet van de locatie zelf. En de bestuurder moet op tijd en voldoende én begrijpelijke informatie geven.

Thema’s 2020: overname Nieuw Amstelrade, Wet zorg en dwang, corona, rookbeleid, nieuw huishoudelijk reglement Centrale Cliëntenraad, BHV-training voor cliënten, vergoedingen binnen dagbesteding. De Centrale Cliëntenraad mag ook ongevraagd advies geven aan de bestuurder. Dat is bijvoorbeeld gedaan over klimaatbeheersing.

Goed organiseren geeft minder administratieve lasten

Hoe zorgen we voor minder onnodige administratie, bijvoorbeeld in het elektronisch cliëntendossier (ecd)? Dat hebben we in zes sessies van Kenniscentrum Vilans bekeken. Het ecd helpt ons om de cliëntplancyclus goed te doorlopen: behoeften en mogelijkheden bespreken, afspraken maken, uitvoeren, evalueren en bijstellen. Dat willen we eenvoudiger vastleggen. De nadruk komt te liggen op werken vanuit de bedoeling. Dit betekent: medewerkers krijgen de ruimte en het vertrouwen om te doen wat nodig is voor een goed leven van een cliënt. Wat is bij deze cliënt van belang? Dat leggen we dan in het ecd vast. We vullen geen formulieren in die voor deze cliënt helemaal geen rol spelen. Deze manier van werken sluit meer aan bij de cliënt én bij de motivatie van begeleiders. Natuurlijk binnen de wettelijke kaders. Het is ook een belangrijke factor bij de keuze van een nieuw ecd, waar we in 2021 mee aan de slag gaan.

Verbeterpunten en acties 2021-2022

  • Keuze van nieuw ecd: deze ondersteunt het werken vanuit bedoeling en ondersteunt een goed leven.
  • Administratieve lasten verlichten: aantoonbaar akkoord geven door client/vertegenwoordiger hoeft niet meer altijd met een handtekening onder het clientplan. Aantoonbaar akkoord wordt op een andere wettelijk correcte manier verwerkt in het ECD.

Functiehuis

Binnen een team werken we vanuit diverse functies samen aan een goed leven voor mensen met een beperking. Die functies zijn allemaal beschreven in het ‘functiehuis’. We hoorden vaak dat de huidige functieomschrijvingen niet meer aansluiten bij de zelforganisatie. Daarnaast hoorden we vaak de wens van medewerkers tot meer mogelijkheden om door te groeien binnen de organisatie. Reden genoeg om de functieomschrijvingen weer eens tegen het licht te houden. In 2020 hebben de mensen van ondersteunende diensten, van de behandelstaf en de ambulante medewerkers een vernieuwde functieomschrijving gekregen. In 2021 komen er geactualiseerde functieomschrijvingen voor de medewerkers van het primair proces. Bij het hernieuwde functiehuis is ons uitgangspunt: kwaliteit van zorg. Wat is er nodig op een locatie om kwaliteit van zorg te leveren? Dat is leidraad voor de functies op locaties.

Verbeterpunten en acties

  • Eind 2021 een actuele functieomschrijving voor alle medewerkers.

Strategisch beleid

Plannen voor de toekomst

Eens in de vier jaar proberen we als het ware de toekomst te voorspellen. Wat gebeurt er in de samenleving en in onze sector, op technologisch gebied en op de arbeidsmarkt. Wat hebben we nodig voor verdere ontwikkeling? Wat kan er beter? We maken dan een plan voor de komende vier jaar: het strategisch beleidsplan.

In januari 2020 begonnen we enthousiast aan het nieuwe beleidsplan maar toen kwam corona. Het belangrijkste doel werd cliënten en medewerkers beschermen tegen corona. En dat doen we nu nog steeds. In september 2020 pakten we het nieuwe beleidsplan weer op. We gingen digitaal in gesprek met medewerkers, cliënten, familie, zorgkantoren en gemeenten over de coronacrisis en over de toekomst van Ons Tweede Thuis. Dat leidde tot een nieuw strategisch beleidsplan.

Voor korte en langere termijn

Op korte termijn speelt nog steeds de coronacrisis. Eerst zorgen dat Ons Tweede Thuis coronavrij is en kijken wat we geleerd hebben van de crisis. Daarnaast schetsen we in het nieuwe beleidsplan een duidelijk en inspirerend toekomstbeeld voor onze organisatie.
Roel de Bruijn, bestuurder: “De opdracht van Ons Tweede Thuis blijft natuurlijk hetzelfde: onze expertise inzetten om de samenleving toegankelijker te maken voor mensen die wij ondersteunen. Zoals Arlette dat zo mooi zei in een gesprek over de toekomst: ‘Het is fijn als de mensen mij zien in plaats van eerst mijn rolstoel.’ Daar zetten wij onze schouders onder.”

Lees hier het strategisch beleid: pdf of online.

Duurzaamheid

We werken tijdens nieuwbouw en verbouwingen met duurzame materialen en hergebruiken waar mogelijk materialen en/of onderdelen. Bijvoorbeeld bij de verbouwing van het Dienstencentrum. De ‘onzichtbare’ techniek waardoor mensen in een gebouw hun werk kunnen doen, is grotendeels hergebruikt. Dit is niet uitsluitend gedaan met het oog op de hoge kosten maar ook vanuit de optiek van duurzaamheid. Vanzelfsprekend voldoen we bij alle nieuwbouw en verbouwingen aan de laatste isolatievoorschriften van het BouwBesluit. De afgelopen jaren zijn ruim twintig van onze locaties voorzien van zonnepanelen op het dak. Tot slot hebben we op een aantal locaties led-verlichting aangebracht. We zien dit direct terug in een lager stroomverbruik op die locaties.

Centrale Familieraad

De corona-pandemie stelde de participatie op de proef. Veel locaties moesten al snel in het voorjaar maatregelen nemen. Daarbij was er nauwelijks tijd voor participatie of medezeggenschap van cliënten en familieleden. Gelukkig werd dat gaandeweg het jaar wel beter: veel familiecommissies werden weer betrokken bij het vervolg en er kwamen meer maatwerkoplossingen, wanneer dat mogelijk was. De Cefara is al snel ingezet bij een klankbordgroep voor het corona-beleid. Onze ervaringsdeskundigheid werd daarbij zeer goed gewaardeerd en gebruikt. We pakten de reguliere Cefara-vergaderingen ook al snel online op. In het najaar was een tussentijdse evaluatie m.b.t. corona met de voltallige Cefara.

Het ‘gewone’ werk ging door. Adviesaanvragen voor de begroting 2020 en de overname Spaarne-locatie Heemstede. Ook de aanpassing van de statuten van Ons Tweede Thuis stond op de agenda. Hiervoor hebben Cefara, bestuurder en Ondernemingsraad een vervolgstudie gepland over de vereiste competenties van de Raad van Toezicht. Dit moet leiden tot een herijking van de benodigde competenties, eisen voor en aantal leden voor de Raad van Toezicht.

Ondernemingsraad

Ondernemingsraad

Natuurlijk had corona veel invloed op de ondernemingsraad. De bestuurder hield de OR steeds goed op de hoogte van alle ontwikkelingen en beslissingen. OR-leden namen deel aan de klankbordgroepen corona.

De verkiezingen eind 2020 hoefden niet door te gaan omdat het aantal kandidaten gelijk was aan het aantal leden: vijftien. Met twee leden van de locaties van voorheen Nieuw Amstelrade is deze groep medewerkers nu ook goed vertegenwoordigd. De OR werkt bij verschillende onderwerpen samen met de Centrale Cliëntenraad, Centrale Familieraad, Raad van Toezicht. Bijvoorbeeld bij het binnenklimaat in de locaties: een prettige temperatuur om in de zomer. Hierbij trok de OR op met de Centrale Cliëntenraad.

De OR wordt steeds vaker in een vroeg stadium betrokken bij plannen. Zo hebben OR-leden meegedacht over een nieuw systeem voor risico-inventarisatie en -evaluatie, toolkit ontwikkelgesprekken, pilot elektronisch aftekenen van medicatie, actualisatie functiehuis. OR en bestuurder hebben samen besloten om medewerkers na een jaar een vast contract aan te bieden en niet na drie jaar zoals wettelijk verplicht is (bij goed functioneren).

Medewerkers weten de OR goed te vinden via de e-mail, maar de bijeenkomsten met aandachtsfunctionarissen OR lagen even stil. Eind 2020 was er een online gesprek, onder andere over pauzes. Er is weinig behoefte op de locaties om pauze te houden, vaak ook omdat medewerkers alleen op een groep staan. De OR gaat met deze informatie beleid opstellen met HR.

Verbeterpunten en acties

  • Beleid opstellen met HR over pauzes houden
  • Bijeenkomsten met aandachtsfunctionarissen
  • Zichtbaarder worden voor hele organisatie
  • Relatie met Raad van Toezicht verdiepen
  • Samenwerking met Centrale Cliëntenraad en Centrale Familieraad vergroten
  • Rookbeleid
  • Functiehuis

Uitgelicht: uitbreiding doelgroep mensen met niet-aangeboren hersenletsel of lichamelijke beperking

Op 1 juni 2020 is Ons Tweede Thuis gegroeid met acht locaties voor mensen met niet-aangeboren hersenletsel (nah) en/of een lichamelijke beperking (lg) in Amsterdam en Diemen. Deze locaties waren voorheen van Nieuw Amstelrade, dat onderdeel was van Amstelring. Na deze groei zijn wij een van de grotere aanbieders voor mensen met niet-aangeboren hersenletsel in de regio.

Corona, continuïteit van zorg en eerste kennismaking

Er zijn flinke stappen gezet met een eerste kennismaking tussen collega’s onderling. Dit hebben we vanwege corona allemaal digitaal gedaan. De collega’s weten nu aardig hun weg te vinden in de organisatie van Ons Tweede Thuis. En in het samensmelten van processen blijven we stappen zetten.

De toekomst

Daarnaast liggen er ook nog mooie vraagstukken open waar we in 2021 actief mee aan de slag zijn gegaan:

  • Wat is de visie op de doelgroep nah-lg binnen Ons Tweede Thuis en wat betekent dat voor de ondersteuning en de expertise?
  • Hoe ziet het ontwikkeltraject voor medewerkers eruit, passend bij de zorgvisie?
  • Hoe kunnen we externe samenwerking in de keten bijhouden of doen groeien? Wat hebben we te bieden en waar kunnen we van leren?

Een werkgroep met medewerkers van alle locaties voor mensen met nah of lg is hier actief mee aan de slag. Alle medewerkers die werken met de doelgroep nah-lg hebben een uitnodiging gekregen om deel te nemen aan een kennisbijeenkomst en drie interactieve inspiratiebijeenkomsten. Op basis daarvan stellen we een visie op nah-lg op. Naar verwachting is deze in het vierde kwartaal van 2021 gereed.

Roel de Bruijn ging in gesprek met een medewerker van, toen nog, Nieuw Amstelrade.

Sluis-Zicht, je herkent het niet meer terug

Natuurlijk, Sluis-Zicht ligt nog steeds op die geweldige plek langs de Amstel vlak bij het pontje in Nes aan de Amstel. Maar het is compleet verbouwd en uitgebreid. En zodanig dat we goed Triple C kunnen toepassen.

Sluis-Zicht heeft veel ruimte. Letterlijk ruimte om buiten te zijn en groenten te verbouwen én ruimte om jezelf te zijn en positieve ervaringen op te doen. “Positieve ervaringen bijvoorbeeld door zinvolle dagbesteding. Iets doen dat betekenis heeft en geeft. Arbeidsmatig werk. Dieren verzorgen, groente en fruit verbouwen voor het winkeltje, inpakwerk voor een bedrijf. We werken echt samen. Dat echt samenwerken vinden cliënten én begeleiders heel erg prettig. We maken zulke mooie stappen. De cliënten gaan echt vooruit. Dat komt door hoe het gebouw nu is en door de methodiek Triple-C die we gebruiken. We zijn er erg blij mee.

Verbeterpunten en acties 2021-2022

Onderwerp Verbeterpunten en acties
RI&E
  • Elke locatie heeft in 2021 een actuele RI&E.
  • Toetsing inrichten in 2022.
  • Informatie op intranet meer bekend maken in de organisatie.
Visie op nah-lg
  • Wat is de visie op de doelgroep nah-lg binnen Ons Tweede Thuis en wat betekent dat voor de ondersteuning en de
    expertise?
  • Hoe ziet het ontwikkeltraject voor medewerkers eruit, passend bij de zorgvisie?
  • Hoe kunnen we externe samenwerking in de keten bijhouden of doen groeien? Wat hebben we te bieden en waar kunnen we van
    leren?
Minder administratieve lasten
  • Keuze van nieuw ecd: deze ondersteunt het werken vanuit bedoeling en ondersteunt een goed leven.
  • Administratieve lasten verlichten: aantoonbaar akkoord geven door client/vertegenwoordiger hoeft niet meer altijd met
    een handtekening onder het clientplan. Aantoonbaar akkoord wordt op een andere wettelijk correcte manier verwerkt in het
    ECD.
Digitaal werken
  • Extra aandacht voor de digitale werkplek en de digitale vaardigheden door ondersteuning van afdeling ICT en het
    Digiteam. We maken in 2021 gebruik van een voucher van Zonmw om 3 digicoaches op te leiden.
Ondernemingsraad
  • Beleid pauzes en beleid roken
  • Zichtbaarder worden voor hele organisatie
  • Bijeenkomsten aandachtsfunctionarissen
  • Relatie met Raad van Toezicht verdiepen
  • Samenwerking met Centrale Cliëntenraad en Centrale Familieraad versterken
  • Functiehuis

Terug naar overzichtspagina 2020