Goed organiseren

Thema’s 2022

Goed organiseren

Wat deden we in 2022?

We willen binnen Ons Tweede Thuis goed organiseren dat zorgt voor meer werkplezier en betere zorg. We organiseren ook graag slim, we doen liever geen dingen dubbel. We communiceren helder met elkaar en onze betrokkenen zodat we de beschikbare tijd zo goed mogelijk besteden aan de ondersteuning bij een goed leven. 

Bouwsteen 4: Laten zien wat we doen

We laten zien hoe we werken aan kwaliteit in de praktijk via deze kwaliteitswebsite. 
We werken met het uitgangspunt ‘Rijker Verantwoorden’: een combinatie van tellen en vertellen. De structuur en opbouw van de site is gekoppeld aan het huidige strategische beleid: goed leven, goed werk, goed organiseren. Via de website bedienen we alle doelgroepen en per doelgroep maken we desgewenst praktische communicatie uitingen.  Op de website staat nu een grote hoeveel informatie in de vorm van verslaglegging en verhalen. We zien dat de toevoeging van beeldmateriaal in de vorm van fotografie en video bijdraagt aan een beter beeld van, en enthousiasme voor het werk van de organisatie. Wel streven we voor 2023 we naar een bondige vorm van de kwaliteitswebsite.    

Externe visitatie

Elke twee jaar vragen wij een externe partij om kritisch naar onze kwaliteit van zorg te kijken, in lijn met de vierde bouwsteen van het kwaliteitskader. Eind 2022 hebben wij gekozen om een uitvoerig onderzoek te laten plaatsvinden door gespecialiseerd bureau Q Consult. Ook wilden we een heldere verbeteragenda voor de komende twee jaar vaststellen. In het rapport zijn meteen de uitgangspunten van het nieuwe kwaliteitskompas 2023 van de VGN meegenomen.  

Q consult heeft uitvoerig onderzoek gedaan Naast gesprekken met medewerkers, zijn ook cliënten, ervaringsdeskundigen en verwanten tijdens dit traject geïnterviewd en zijn er locatiebezoeken afgelegd. Het rapport constateert dat er veel goed gaat binnen Ons Tweede Thuis op het gebied van kwaliteit: persoonsgerichte zorg, bevlogen medewerkers en betrokken naasten en vrijwilligers worden genoemd. Als belangrijkste verbeterpunten worden het strakker inrichten van het methodisch werken, het rapporteren over cliënttevredenheid en het vastleggen van de teamreflecties genoemd. Deze onderwerpen staan als prioriteit voor 2023 geagendeerd.   

Op hooflijnen is geconcludeerd dat we op het gebied van kwaliteit veel goed doen. Persoonsgerichte zorg, bevlogen medewerkers, betrokken naasten en vrijwilligers. Het nieuwe managementteam (MT) zorgt voor meer overzicht, samenhang en een duidelijkere koers. We werken al zichtbaar met kwaliteitskompas gehandicaptenzorg van de VGN en we zijn aan de slag met alle vier de bouwstenen Er zijn natuurlijk ook verbeterpunten geconstateerd. Die zijn uitgezet in een verbeteragenda voor 2023, waarin de volgende punten aan bod komen:   

  • Methodisch werken is de centrale werkwijze voor de hele organisatie lees meerOp dit moment wordt er methodisch gewerkt, maar de Plan-do-check-act cyclus wordt niet altijd goed afgemaakt. In de aankomende periode gaan we stappen maken om dit te verbeteren. Dit geldt voor zowel de cliëntplancyclus als voor de ondersteunende processen. Zoals bij het opstellen van het jaarplan en doelen; het afmaken of afbreken van projecten en het kort-cyclisch implementeren en bijstellen van doelen aan de hand van de praktijk.
  • Van alle cliënten wordt de tevredenheid besproken en gerapporteerd lees meerHet huidige instrument de BIT wordt veelal gezien ter ondersteuning van het individuele zorgproces en niet ingezet om cliëntervaringen geaggregeerd te onderzoeken. We komen met een voorstel voor een nieuwe werkwijze rondom het meten en rapporteren van de cliënttevredenheid zodat ook alle doelen behaald kunnen worden.  Uitgangspunt is dat deze nieuwe werkwijze voor de zomer van 2023 gereed is.  
  • Ieder team houdt een teamreflectie en rapporteert deze lees meerEr is aandacht voor leren en ontwikkelen van medewerkers en (team)reflectie. De teamreflecties worden echter zeer wisselend ingevuld en er wordt niet op gestuurd. In de aankomende periode zal er gekeken worden naar een passende vorm die goed aansluit bij de behoefte van de locaties. Hier wordt tevens de verbinding gemaakt met de jaarplannen, maar ook met de uitkomsten vanuit de cliëntervaringen. Waarbij het uitgangspunt zal worden dat alle teams jaarlijks een teamreflectie houden en dat hier als organisatie informatie uit geaggregeerd kan worden.  Dit voorstel is uiterlijk in september 2023 gereed.  
  • Een goed werkend LMS (Leer Management Systeem) lees meerGeconstateerd is dat noodzakelijke (zorg)kennis niet altijd voldoende aanwezig is bij de medewerkers; er is slecht zicht op op de bevoegd- en bekwaamheden van medewerkers en de inzet van ZZP-ers maakt het primaire proces kwetsbaarder. In de aankomende periode zullen wij aan de slag gaan om een goed werkend LMS te implementeren.  
  • De vakcirkels zijn ingericht en dragen zorg voor kennisdeling binnen de organisatie lees meerDe vakcirkels zijn gestart in 2022. Voor dit jaar hebben de 8 vakcirkels jaarplannen ontwikkeld en zich verbonden aan landelijke expertisecentra en regionale samenwerkingen.  Verdere professionalisering en integratie in de organisatie van de vakcirkels gaan we verder vormgeven in 2023.  

Deze aanbevelingen zien we als de belangrijke adviezen uit het rapport. De verwachting is dat door het oppakken en borgen van bovenstaande verbeteragenda de andere aspecten op het gebied van kwaliteit tevens verstevigd worden. In 2024 evalueren we de impact van de verbeteragenda en definiëren we vervolgacties. 

1 loket voor alle ondersteunende vragen

De ondersteunde afdelingen van Ons Tweede Thuis (ICT, HRM, vastgoed etc) willen hun dienstverlening beter toegankelijk maken. In 2022 zijn er gesprekken geweest over waar het Dienstencentrum in Aalsmeer voor staat. Wat is belangrijk, wat gaat er goed, en wat kan beter. Deze vragen zijn ook gesteld aan collega’s op de locaties om zo faciliterend te zijn aan onze cliënten en medewerkers in het primaire proces. Dat heeft geleid tot het besluit om het dienstencentrum met de ondersteunende afdelingen in te richten als een serviceorganisatie met één servicepunt. Bij dit servicepunt kan de zorgmedewerker terecht voor informatie, vragen en dienstverlening van de diverse afdelingen. Het servicepunt zet deze verzoeken door naar de betreffende afdelingen, kortom één loket voor alle dienstverlening! Deze nieuwe werkwijze draagt bij aan betere service voor de ‘klant’ en grotere onderlinge samenwerkingen van de afdelingen. Alle processen worden uitgewerkt, vastgelegd en verbeterd waarbij het startpunt de medewerker op de locatie is. . We verwachten hiermee ook de werkdruk te verlagen en het werkplezier te verhogen. We werken dit plan uit in 2023 en willen in het eerste kwartaal van 2024 met het nieuwe servicepunt van start te gaan.  

Incidenten en calamiteiten

In 2022 zijn er 6 incidenten onderzocht met behulp van de prisma-methodiek. Het betrof 3 medische incidenten, 1 incident over grensoverschrijdend gedrag tussen 2 cliënten, 1 verslikincident en 1 suicidepoging. 3 Van de 6 onderzochte incidenten bleken meldenswaardig voor de Inspectie voor Gezondheidzorg en Jeugd (IGJ). Alle 3 de incidenten zijn na het prisma-onderzoek afgesloten door IGJ. 

Het prisma-onderzoek richt zich op het onderzoeken van de oorzaken van een incident. Op basis van de oorzaken wordt een verbeterplan gemaakt, met de bedoeling zo’n incident in de toekomst te voorkomen, om te leren en te verbeteren. In de praktijk lukt het meestal wel om op de betreffende locatie te leren en te verbeteren. De kunst is om de leer- en verbeterpunten breder binnen de organisatie te delen. Dit is in 2022  vorm gegeven door van het incident over grensoverschrijdend gedrag een referaat te houden onder de gedragsdeskundigen. De gedragsdeskundigen van de betrokken locaties hebben de leer- en verbeterpunten van het betreffende incident vanuit verschillende invalshoeken belicht, waarbij veel ruimte was om vragen te stellen en te reflecteren. In 2023 is het de bedoeling om dit referaat ook onder locatiemanagers te houden.  

Commissie Misbruik & MishandelingDe leden van de commissie Misbruik en Mishandeling worden geraadpleegd als er sprake is van misbruik en/of mishandeling van een cliënt. In 2022 is 39 keer advies uitgebracht bij (vermoeden van) misbruik/mishandeling tussen een cliënt van Ons Tweede Thuis en:

  • een andere cliënt van Ons Tweede Thuis (9x)
  • een medewerker (8x)
  • iemand van buiten Ons Tweede Thuis (8x)
  • een verwant/vriend van de cliënt (14x)

Naast het adviseren van de organisatie bij complexe casuïstiek geven leden van de commissie ook scholing. In 2022 zijn de volgende scholingen gegeven:

  • 4 scholingen verdieping meldcode voor medewerkers van de wijkteams
  • 3 scholingen meldcode voor locatiemanagers en gedragsdeskundigen
  • 2 verdiepingsscholingen voor locatiemanagers en gedragsdeskundigen. Deze zijn in 2022 voor het eerst gegeven en de reacties waren positief.

Ook in 2023 worden weer scholingen ingepland, o.a. de basisscholing voor nieuwe instroom locatiemanagers en gedragsdeskundigen.

In de praktijk worden de scholingen voor locatiemanagers en gedragsdeskundigen niet altijd even goed bezocht. Voor 2023 wil de commissie het belang van scholing beter op de kaart gaan zetten, o.a. door het op de agenda van het locatiemanagersoverleg te zetten. Ook zorgen de gedragsdeskundigen van de commissie Misbruik en Mishandeling dat het thema hoog op de agenda van het psychologenoverleg blijft staan.

Tenslotte is er in 2023 aandacht voor scholing op het voeren van een diagnostisch interview door gedragsdeskundigen. Niet iedereen heeft hier evenveel ervaring mee, terwijl het in de praktijk vaak wel nodig is om situaties te kunnen interpreteren en inschatten.

Duurzaamheid

Bewust omgaan met de wereld waarin je leeft met aandacht voor het milieu waarbij we welvaart niet als vanzelfsprekend beschouwen. Het is een belangrijk maatschappelijk thema voor alle cliënten en medewerkers van  Ons Tweede Thuis. Hoe gaan we daar samen invulling aan geven? Energieprijzen stijgen, de kosten voor levensonderhoud nemen toe. Het belang van bewustwording op duurzaamheid neemt toe.  

Ons Tweede Thuis heeft de eerste fase van de ‘routeplanner duurzaamheid ’ afgerond. Deze eerste fase liep van 2020 tot en met 2022. In deze jaren is geïnvesteerd in de integratie van duurzaamheid in reguliere werkprocessen en ‘quick wins’ met grote impact. We zijn gestart met de inkoop van duurzame stroom en inmiddels zijn ruim 22 panden voorzien van zonnepanelen. Jaarlijks wordt er 1.15 miljoen aan kWu opgewekt. Ook is de verlichting grotendeels vervangen door led-lampen. De grootste opgave was het integreren van duurzaamheid in de meerjaren-onderhoudsplanning. Daar waar het zicht ontbrak zijn 0-metingen uitgevoerd op de staat van onderhoud en van duurzaamheid. Hierdoor is er nu zicht welke duurzaamheidsmaatregelen gelijk kunnen worden meegenomen bij het uitvoeren van groot onderhoud tot en met 2030.  

Speerpunten

In 2023 is duurzaamheid één van de strategische speerpunten, waarbij we gaan werken aan de volgende projecten:

  • Met behulp van het verkregen inzicht in verbruik en reductiemogelijkheden op zowel organisatie- als locatieniveau  gaan we een versnellingsslag maken op het gebied van de energie transitie. Hiervoor zijn extra financiële middelen vrijgemaakt.
  • De afstand die er nu nog is met de landelijke ‘Green Deal 2030’ voor de zorg wordt inzichtelijk gemaakt en omgezet in een routeplanner fase twee.
  • We starten een bewustwordingscampagne voor de hele organisatie waardoor onze medewerkers en cliënten energiebewuster om kunnen gaan.
  • Het vervoer van cliënten gaan we duurzaam optimaliseren met een ‘reiskaart’
  • De  inkoop van duurzame energie gaan we contractueel vastleggen voor 2024 en vervolgjaren.

Aanbesteding WMO

In 2022 heeft Ons Tweede Thuis onderstaande aanbesteding gelopen:

Gemeente(n)  Status 
Amsterdam  WMO – Dagbesteding  Gegund 
Amsterdam  Amstelland (Amsterdam centrumgemeente)  Beschermd Wonen  In onderaanneming bij HVO Querido 
Amsterdam  WMO – AIO  Niet gegund, cliënten warm over(ge)dragen 
Haarlem  JW perceel 1 – Consortium Planet Young  Gegund 
Haarlem  WMO Dagbesteding en begeleiding individueel – Consortium 100% Haarlem  Niet gegund, in onderaanneming bij Consortium Buurts 
BBHHV (Beverwijk, Bloemendaal, Heemskerk, Heemstede, Velsen)  WMO  Gegund 
Haarlem (centrumgemeente)  Beschermd Wonen  Lopend, in onderaanneming bij RIBW K/AM 
Haarlemmermeer  JW  Gegund 
Haarlemmermeer  WMO  Gegund (in 2023) 
ConclusieWe kunnen concluderen dat de aanbestedingskalender in 2022 voor Ons Tweede Thuis vol was. Om grip te houden op deze volle kalender is er gewerkt met tenderteams die een stuur- en werkgroep construct kennen met een projectmatig aanpak. Voor de aanbesteding WMO Dagbesteding Amsterdam is externe expertise ingezet (Best Value). Het gunnen vaan aanbestedingen voor zorg continuïteit of uitbreiding van onze cliënten stond in 2022 centraal. De vele gemeentelijke aanbestedingen vroegen allen een andere aanpak en verantwoording, waarbij de ene de zwaarte op samenwerkingsrelatie lag, waren andere aanbestedingen financieel gedreven. Voor de meeste aanbestedingen zijn we gegund, waarbij we ook onze doelgroep goed onder de aandacht hebben kunnen brengen voor zowel de gemeentelijke ontwikkelopgave als de bekostiging (zware complexe zorg en specialistisch aanbod). We zijn voor twee aanbestedingen niet gegund.
Gesprekken met zorgkantoren

Ons Tweede Thuis werkt met twee zorgkantoren, te weten Zilveren Kruis en Zorg & Zekerheid. Met beide Zorgkantoren hebben we jaarlijks een voorjaarsoverleg en een inkoopgesprek in het najaar. Er vindt ook jaarlijks een meerzorg- en kwaliteitsdialoog plaats op een van onze locaties.  

De belangrijkste thema’s uit deze gesprekken zijn:  

  • Kwaliteit van zorg en het kwaliteitsverslag  
  • Impact corona 
  • Arbeidsmarkt 
  • Ontwikkelingen van locaties 
  • Vastgoedstrategie 
  • Financieel resultaat 
  • Inkoopstrategie Zorgkantoren 
  • Maatwerkplannen (wonen en zorg Amstelland (1), Haarlemmermeer (samen met DHG en Meerwaarde) (2) en ouder wordende cliënt (3) en transitiemiddelenplan (Elanza samen met DHG) (Z&Z) 
  • Crisisbedden 
  • Regiovisie en kanslijnen landelijke akkoord 
  • Ontwikkelingen NAH 
lees meerDe gemeentelijke gesprekken kennen diverse frequenties. Voor de Jeugdwet contracten zijn de gesprekken met de gemeente veelal gevoerd over bekostiging en financieel resultaat, ontwikkelingen aanbod, wachtlijsten en kwaliteit van zorg, (implementatie) aanbesteding (indien van toepassing), samenwerking andere aanbieders, ambulantisering, corona en administratie. De gesprekken voor de WMO contracten stonden meer in het teken van management informatie, regionale ontwikkelingen, administratie, kwaliteit van zorg (o.a. cliënttevredenheid), SROI en de visie dagbesteding.

De nadruk voor 2023 ligt op het behoud van het goede gesprek en de relatie met de financiers. Hier is in 2022 veel in geïnvesteerd door ook de gesprekken op locatie(s) van Ons Tweede Thuis te laten plaatsvinden. Het beeld van onze organisatie en onze doelgroep is scherper gemaakt bij met name de gemeenten. Het aanbod van Ons Tweede Thuis is helder, maar vraagt gezien de landelijke en regionale ontwikkelingen wel aandacht. Dit zal verder een plek moeten gaan krijgen in het aankomend strategisch beleid.

Inspectiebezoek

Op 16 augustus 2022 bracht de IGJ een bezoek aan de IJweg. De inspectie concludeert dat de zorg op de IJweg (grotendeels) voldoet aan de getoetste normen.
De persoonsgerichte zorg is op orde, de zorgverleners kennen de cliënten goed en sluiten in maatwerk aan op hun zorgbehoefte. De cliëntvertegenwoordigers worden structureel betrokken bij de invulling van de (dagelijkse) zorg en sluiten standaard aan bij de jaarlijkse cliëntplanbesprekingen. De implementatie van Triple-C heeft de locatie veel gebracht en wordt nog steeds doorontwikkeld. Een mooi praktijkvoorbeeld is het begeleiden volgens het principe ‘’samen 100%’’. Hierbij voert de zorgverlener altijd samen met de cliënt een taak uit, afhankelijk van hoe de cliënt zicht voelt doet de zorgverlener meer of minder. Cliëntvertegenwoordigers ervaren dat hun verwant hierdoor meer plezier beleeft aan de uitgevoerde activiteiten en dat dit hen meet vertrouwen geeft.
Naast alles wat er goed gaat heeft de inspectie ook wat verbeterpunten. Zo wordt er geconstateerd dat het aantal ZZP-ers hoog is in verhouding met vast personeel, dit zou kunnen zorgen voor een disbalans in de persoonlijk begeleiderstaken. Ons Tweede Thuis ziet het werken met ZZP-ers als een gegeven van deze tijd. Zij zorgen voor continuïteit van zorg, en we merken dat ZZP-ers ook hart hebben voor onze cliënten. Zij hebben vaak een frisse blik van buitenaf op de lopende processen, en omdat veel ZZP-ers man zijn kan dit een positieve invloed kan hebben op de teamdynamiek.   
Verder heeft de inspectie aanmerkingen op het ECD (Plancare). Evaluaties worden soms niet vastgelegd en informatie is soms moeilijk terug te vinden. Het nieuwe ECD (Pluriform) zou deze minpunten in 2023 grotendeels moeten oplossen.
IJweg heeft gereflecteerd op het rapport en de verbeterpunten geïncorporeerd in het jaarplan van de locatie.  

Uitgelicht

Nieuw ECD platform

In 2021 stond Ons Tweede Thuis voor de keuze van een nieuw ECD aangezien PlanCare niet langer ondersteund zou worden. Na een marktverkenning bleken er drie ECD’s (en hun leveranciers) aan de voornaamste eisen en wensen van de organisatie te voldoen. Deze drie opties zijn uitgebreid verder onderzocht. 

Pluriform kwam als meest gebruiksvriendelijke oplossing uit de bus en scoorde ook op andere onderdelen goed. Doorslaggevend was daarbij het oordeel dat Pluriform het beste bij Ons Tweede Thuis past vanwege de aanpasbaarheid. Pluriform ondersteunt meerdere vormen van zorg en kan zo worden ingeregeld dat het aansluit op de werkprocessen binnen Ons Tweede Thuis. 
De keuze voor Pluriform is nog een keer bevestigd tijdens referentiebezoeken bij een aantal organisaties die Pluriform al gebruikten.  
In de loop van 2022 heeft de stuurgroep in overleg met alle betrokkenen besloten meer tijd te nemen om zo meer aandacht te kunnen geven aan de eindgebruikers van het systeem en om risico’s op het gebied van kwaliteit van zorg en financiën te beperken.    

Besloten is tot een gefaseerde overgang van PlanCare naar Pluriform Zorg in de eerste helft van 2023. De fasering maakte het mogelijk om per locaties key-users goed in te werken op Pluriform en om iedere locatie bij de overgang te laten begeleiden door coaches van het Digiteam verbonden aan locaties. 
In de 2e helft van 2023 zullen ook de locaties die nog met ONS werken overgaan naar Pluriform.
Omdat de overgang voor de ONS-gebruikers nog meer veranderingen met zich meebrengt, zal het Digiteam een nog prominentere rol gaan vervullen in de begeleiding van deze locaties.