Goed werk
Thema’s 2022
Goed werk
Wat deden we in 2022?
Met ruim 2300 medewerkers ondersteunen wij mensen met een beperking. We willen goed werk leveren, dag in dag uit. Aandacht en zorg voor de mensen die dat doen is daarbij van groot belang. Belangrijke thema’s zijn werkplezier, duurzame inzetbaarheid, vitaliteit en medezeggenschap. Hoe we daarmee omgaan lees je hieronder.
Wat vinden onze medewerkers:
“Ons Tweede Thuis is een warme organisatie en familiair” – “Er is geen hiërarchie wat leidt tot ruimte voor goede plannen” – “Er is een mentaliteit van gewoon doen”
In beeld
Binden en boeien van medewerkers
Om passende en goede ondersteuning te blijven bieden aan cliënten hebben we voldoende kwalitatief goede medewerkers nodig. Maar het behouden en vinden van goede medewerkers in de ondersteuning van mensen met een beperking wordt steeds lastiger.
Voor het eerst in 55 jaar verlieten er meer medewerkers de organisatie dan er werden verwelkomd. Dat leidde tot 100 vacatures in 2022 waarmee de werkdruk op de locaties toenam. Dat is juist ook een van de redenen dat mensen vertrekken. Zonder verandering dreigen de personeelstekorten alleen maar groter te worden en zal de werkdruk verder toenemen. De verwachte vergrijzingsgolf zal dit proces versnellen waardoor de kwaliteit van zorg ernstig onder druk komt te staan. Ons Tweede Thuis kan zich als werkgever niet veroorloven waardevolle en getalenteerde medewerkers te verliezen. Vandaar dat we ons nog meer gaan richten op het behoud van onze medewerkers.
Eind 2021 hebben we veel informatie uit de organisatie opgehaald. Uit managementteam overleg, gesprekken met individuele medewerkers, teams en door onderzoek van adviesbureau Berenschot. We zijn met de uitkomsten doelgericht aan de slag gegaan in de teams en op organisatieniveau. De themakalender ‘zorg goed voor jezelf’ is hier bijvoorbeeld uit voort gekomen met allerlei activiteiten gericht op vitaliteit in het werk. We zijn ook vanuit een ander perspectief gaan werven en opleiden. Niet langer de organisatie maar de kandidaat of medewerker staat centraal. Uit een evaluatie bleek namelijk dat we te weinig aandacht hadden voor het goede gesprek met de medewerker en niet genoeg vanuit een strategisch kader werkten. Waar we naar toe willen is ‘excellent werkgever- en werknemerschap’; de cliënt staat centraal en de medewerker op één. Welke beweging is hiervoor nodig? Dit thema zal een belangrijke plek innemen in het nieuw te vormen strategische beleid vanaf 2024 en verder.
Bouwsteen 3: Teams in gesprek
Reflecteren op de locaties
Reflecteren vinden we heel belangrijk. Op die manier leer je van je eigen ervaringen, maar ook van de ervaringen van je collega, cliënt en de verwanten. Reflecteren helpt bij het ontwikkelen van je beroepsvaardigheden en zodoende verhoogt het de kwaliteit van ondersteuning die we de cliënt bieden. Reflecteren is een dagelijkse en vanzelfsprekende bezigheid, op operationeel niveau.
Vanuit de organisatie is er veel aandacht voor reflectie en door de teams wordt op verschillende manieren invulling gegeven aan de teamreflecties.
- De teams die volgens de methodiek Triple C werken, reflecteren volgens deze methodiek.
- De dagbestedingsteams hebben dit jaar aan de hand van de nieuwe visie gereflecteerd. Ook hebben verscheidene teams een coaching traject met elkaar gevolgd waarin de teamreflectie geborgd is.
- Op een aantal locaties heeft er een reflectie plaatsgevonden in het “grote” team en op andere locaties hebben de “kleine” teams onafhankelijk van elkaar gereflecteerd.
Door deze gedifferentieerde aanpak is het niet mogelijk aan te geven hoeveel teamreflecties hebben plaatsgevonden. Naar schatting heeft 80% van de teams een reflectie gedaan waarvan 20% dit gedeeld heeft op organisatieniveau. Wel is er door de locatiemanagers op de hoofdlijnen en belangrijkste thema’s een terugkoppeling gegeven. Daarbij geven de locatiemanagers aan, dat zij zien dat de teams opgeslokt worden door de waan van de dag. Het verloop in de teams is groot, waardoor men onvoldoende inzicht heeft in de bevoegd- en bekwaamheden van medewerkers. Dit wordt mede veroorzaakt door de inzet van ZZP-ers die zich minder verbonden voelen met de locatie. Dit alles maakt de reflectie op het primaire proces kwetsbaar.
Lees meerDe teams hebben stil gestaan bij de vragen: Wat is ons gezamenlijke doel? Hoe werken wij samen? waar staan we nu en waar liggen de ontwikkelpunten?
De belangrijkste thema’s die we organisatie breed hebben opgehaald zijn: regie bij de cliënt, deelname aan de samenleving, samenwerking binnen het team (rollen en verantwoordelijkheden, afspraken maken en nakomen), veilig werken en veilig voelen en zelforganisatie. Er lijken twee zaken door elkaar te spelen. Enerzijds richt de ‘teambespreking’ zich op zorg en ondersteuning aan cliënten en de organisatie rondom de cliënt op de locatie en anderzijds op de ontwikkeling en samenwerking van medewerkers onderling.
Ook zien we ontwikkelpunten die organisatie breed gelden: Het vastleggen van afspraken moet verbeteren, zodat we deze goed kunnen opvolgen en monitoren. Veelal beschrijven de teams de uitkomsten van hun reflectie in het jaarplan. Tijdens de reflecties is er niet altijd een zichtbare koppeling met de bouwstenen van het kwaliteitskader. In 2023 versterken we het werken volgens de methodische cyclus waarbij het vastleggen en reflecteren een cruciaal onderdeel zijn.
In 2023 zoeken we naar een passende vorm van teamreflectie die goed aansluit bij de behoefte van de locaties en de noodzaak om reflecties te verzamelen voor algemeen onderzoek. Daarin zal ook de verbinding worden gemaakt met het jaarplan van de locatie en de uitkomsten van de cliëntervaringen.
Bij twee locaties is in de winter van 2022/2023 gestart met een proef om de teamreflectie op een andere manier uit te voeren. Een externe adviseur heeft de betreffende teams begeleid in hun zoektocht naar die andere manier. Hoofdvraag: welke ‘klantwaarde’ voegen wij toe aan het leven van onze cliënt? Hierbij staat zijn of haar belang centraal en is de algemene kwaliteitsnorm van de zorg niet meer dan een kapstok en een waardevol referentiekader. Het lijkt er op dat de kwaliteit van leven minder afhankelijk is van hoe zaken georganiseerd zijn, en meer van de persoonlijke inzet van de medewerkers. Het gesprek gaat vervolgens over die inzet en verbinding. Hoe kunnen ze daarmee goed functioneren op de voorziening. De inzet voor, en verbinding met, de cliënt is heel groot, maar teams mogen nog wel meer aangeven wat zij nodig hebben om samen goed te kunnen functioneren. Dat het team op deze manier een voedingsbodem wordt voor hun inzet. In de praktijk zijn zorgverleners namelijk ook gewoon mensen met ieder hun eigen achtergrond, ervaringen en opvattingen. Het organiseren van samenwerking vanuit een gezamenlijk ‘doel’ en ‘bedoeling’ is iets wat voor veel zorgverleners nog nieuw is.
Bij de twee locaties is begonnen met het in beeld krijgen van kwaliteiten en belemmerende overtuigingen. Hiermee werden de contouren voor de inzet en verbondenheid zichtbaar. De vervolgstap was het helder krijgen van de algemene ‘klantbeloften’ en de ‘persoonlijke beloften’. Door met elkaar te benoemen wat je als individu en als team voor de cliënt wilt betekenen en om scherp te krijgen wat daarvoor nodig is, ontstond energie om samen tot oplossingen te komen. Daarmee waren kaders gecreëerd en konden teamleden elkaar de vraag stellen: “doen we met elkaar wat we belangrijk vinden? Voel ik me verbonden en veilig en wat is er nodig om verder te komen?”. Met deze bagage in de rugzak hebben teams geleerd om de klantbeloften en persoonlijke beloften te gebruiken om te reflecteren. Het zette aan tot verdiepen op ‘goed leven’. Door vaker en vanuit een veilig kader te reflecteren leren medewerkers en teams om elkaar te betrekken, aan te spreken en op elkaar te vertrouwen.
In 2022 hebben naast de reguliere teamreflecties ook teamreflecties tussen de locatiemanagers per regio plaatsgevonden. Dit is een nieuwe, aanvullende werkwijze, waarbij het uitgangspunt is om ook de locatiemanagers met elkaar te laten reflecteren op de bouwstenen van het kwaliteitskompas en hoe zij hier met de eigen locatie invulling aan geven. Hiervoor is een werkvorm ontwikkeld waarbij in verschillende groepen aan de slag gegaan is per bouwsteen en zijn de bevindingen met elkaar gedeeld. De werkvorm en werkwijze is positief ontvangen door de locatiemanagers. Deze input is tevens meegenomen in het onderzoek door Qconsult. In 2023 zal er een nieuw voorstel komen voor de teamreflecties waarin de teamreflecties met de locatiemanagers worden meegenomen.
Functiehuis
Het functiehuis is een overzicht van alle functies binnen onze organisatie en daarmee de kapstok voor de waardering die hoort bij een bepaalde functie. Het functiehuis is ook een belangrijk hulpmiddel voor de ontwikkeling van medewerkers binnen Ons Tweede Thuis. Het functiehuis is niet statisch. Ontwikkelingen in de zorg werken door in het functiehuis. Er verdwijnen functies en er komen andere functies en verantwoordelijkheden bij. Zo is in 2022 de functie van ‘begeleider coach’ ingevoerd vanuit de behoefte om methodisch werk te ondersteunen, te verbeteren en doorgroei te stimuleren. Om de doorgroei binnen de behandelstaf mogelijk te maken zijn er ontwikkelplekken gecreëerd. We zijn een ‘management development programma’ gestart om de doorgroei naar de functie ‘locatiemanager’ te faciliteren. In 2023 zal het functiehuis van Ons Tweede Thuis weer helemaal actueel zijn.
Ondernemingsraad
De OR wil zorgen voor 100% tevreden medewerkers bij Ons Tweede Thuis, want een tevreden medewerker kan zich goed inzetten voor de cliënt en de organisatie. De OR heeft bijvoorbeeld de bestuurder het advies gegeven om de reiskosten ten tijde van de gasprijzencrisis te verhogen. Dit advies is gedeeltelijk overgenomen. De ondernemingsraad vindt ook dat duurzame inzetbaarheid constant op de agenda moet staan. Elke levensfase vraagt om een andere kijk op het werk en is van belang voor de personeelsbezetting op de locaties en de ondersteunende diensten.
In 2022 heeft er een bestuurswissel plaatsgevonden. De OR was betrokken bij sollicitatieprocedure, door advies te gegeven bij het opstellen van het profiel en een delegatie van de OR heeft gesprekken gevoerd met de kandidaten. Hierin heeft de OR een prettige samenwerking met de Raad van Toezicht, de Centrale Familieraad en de Centrale Cliëntenraad ervaren.
Vanaf 1 september is de bestuurswissel geeffectueerd. De OR ervaart een fijne samenwerking en weten we elkaar goed te vinden voor belangrijke zaken. Denk hierbij aan de herijking van het functiehuis en de evaluatie van secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze processen lopen door in 2023.
Nieuwe vacaturewebsite
In het begin van 2022 is de vacaturewebsite van Ons Tweede Thuis in een heel nieuw jasje gestoken. Een jasje dat beter past bij wat de arbeidsmarkt van ons vraagt. Een sollicitant is door de krapte niet langer blij dat hij ergens mag komen werken, maar heeft echt wat te kiezen. Daarom moeten wij laten zien wat wij te bieden hebben. De medewerker staat op deze vacaturesite echt centraal. Dit is heel herkenbaar voor de sollicitant. En vijf enthousiaste collega’s hebben hieraan meegewerkt als ‘ambassadeur’. Zij zijn het gezicht van de website, en laten zien waar wij als Ons Tweede Thuis voor staan.
Modulair werven
In 2022 hebben we samen met ROC van Amsterdam gewerkt aan een pilot Modulair opleiden. Tijdens de dertig weken durende opleiding volgen studenten via praktijk- en theorieonderwijs essentieel geaccrediteerde modules voor het werken in de gehandicaptenzorg. Na het afronden van het traject kunnen deelnemers direct aan de slag als persoonlijk begeleider bij Ons Tweede Thuis. Met het versnelde opleidingstraject proberen wij op een innovatieve manier het personeelstekort tegen te gaan. Het opleidingstraject is in januari 2023 gestart en wordt in 2023 geëvalueerd. Aan de pilot doen vijftien deelnemers mee, die tijdens het traject praktijkervaring opdoen op verschillende locaties van Ons Tweede Thuis. Een deel van de deelnemers werkt al langer bij Ons Tweede Thuis, anderen zijn helemaal nieuw bij de organisatie en in de zorg. Als deze pilot succesvol afgerond wordt, start in het najaar 2023 een tweede traject. We zien dat als een innovatieve manier om meer mensen te interesseren voor de gehandicaptenzorg en daarmee voor de toekomst een deel van de vacatures te kunnen vervullen.
Lekker in je vel voor medewerkers
We hebben een breed pakket aan trainingen en activiteiten samengesteld, die onze medewerkers kunnen helpen als je even niet lekker in je vel zit, of die ervoor zorgen dat collega’s zich nóg fitter en vitaler gaan voelen. Het aanbod is grotendeels kosteloos, en anders kunnen medewerkers overleggen met de locatiemanager. Zo zijn we in 2022 een samenwerking aangegaan met het lifestyle programma van dokter Tamara en hadden we een vitaliteitsmagazine met allerlei activiteiten in september 2022. We merken dat nog niet heel veel collega’s gebruikmaken van het diverse aanbod. In 2023 gaan we verder met dit vitaliteitaanbod en gaan we onderzoeken hoe we het gebruik kunnen verhogen en hoe we nog beter kunnen aansluiten bij de wensen en behoeften van onze medewerkers.
Open huizen
Ons Tweede Thuis heeft veel locaties en de meeste collega’s kennen alleen de locatie waar ze zelf werken. Maar hoe leuk is het om eens een kijkje te nemen in de keuken van collega’s. Wat voor mensen begeleiden ze? Wat beweegt de collega’s die er werken? En welke kennis hebben ze in huis? In 2022 hebben we 5x Open Huis georganiseerd! Vijf locaties die hun deuren hebben geopend en een speciaal programma hebben samengesteld. In 2023 gaan we dit herhalen om zo de interne mobiliteit te bevorderen. Bekijk hier het filmpje van het open huis van locatie Heemstede.
Het potentieel pakken en roosteren
In 2022 hebben we meegedaan met het landelijke initiatief het potentieel pakken. Simpelweg houdt dit in dat er veel kansen liggen bij het verhogen of uitbreiden van contracten van bestaande collega’s. Dus kort gezegd: jouw contract, jouw keuze en ‘haal meer uit je contract’. De pilot is op 6 locaties van Ons Tweede Thuis afgerond en in 2023 gaan we dit initiatief op meer locaties doen.
Van de totale pilotgroep heeft 9% van de deelnemers gekozen voor een contractuitbreiding. Dat zijn ruim 30 contractuitbreidingen en dat betekent concreet dat de medewerkers gemiddeld 4,7 uur extra is gaan werken. Dat is een enorm succes. Naast de contractuitbreidingen levert het zo veel meer op. Zo ervaren de collega’s dat ze na het gesprek serieus worden genomen, er ontstaat een verandering in denken en doen en het bevordert de onderlinge samenwerking en sfeer op een locatie. Voor 2023 zijn we voornemens om dit project verder uit te rollen naar de andere locaties binnen Ons Tweede Thuis.
Lees hier meer over de Maccabiadelaan die mee deed met dit initiatief en lees hier meer over Westwijk.
Uitgelicht
Kennisdeling
Kennis en onderzoek dragen bij aan de kwaliteit van zorg. Maar hoe organiseer je dat nu slim? De vakcirkels zijn opgericht naar aanleiding van thema’s en doelgroepen die wij ondersteunen. Er zijn momenteel acht vakcirkels te weten Kind en Jeugd, NAH, LVB, EMB, Autisme, Ouderen, Gehechtheid en Seksualiteit. De vakcirkels en aanverwante commissies zijn verbonden met landelijke expertise-centra en volgen nauwgezet de landelijke en regionale ontwikkelingen. Ook monitoren zij onze interne deskundigheid, voeden die en signaleren als we tekortschieten In dat geval doen ze een voorstel om de deskundigheid op peil te brengen. In 2023 gaan de vakcirkels zichzelf organiseren en actief met elkaar samenwerken om zo de medewerkers te voorzien van de juiste informatie en kennis.
Naast vakcirkels zijn er meerdere vormen van kennisvergroting en -verspreiding binnen Ons Tweede Thuis. Het Adviespunt van Ons Tweede Thuis volgt de landelijke trends op het gebied van behandelmogelijkheden voor onze doelgroepen. Het team Onderzoek levert een bijdrage aan het wetenschappelijk onderzoek waar Ons Tweede Thuis bij betrokken is. Het bestaat uit een gepromoveerde onderzoeker, een promovenda, drie onderzoekers en twee ervaringsdeskundigen. Daarnaast verricht dit team ook intern onderzoek, bijvoorbeeld om inzicht te krijgen in het zorgtraject van bepaalde groepen cliënten binnen Ons Tweede Thuis of naar de werkzame bestanddelen van de door ons ontwikkelde training Flink!.
Lees meerOns Tweede Thuis is betrokken bij:
- De Academische Werkplaats ‘Sociale relaties en gehechtheid bij mensen met een visuele en/of verstandelijke beperking’
- Het ‘Ben Sajetcentrum’
- Het ‘Score onderzoek’.
In 2022 is Ons Tweede Thuis formeel partner geworden van de Academische Werkplaats. Daardoor is onderzoek naar gehechtheid en sociale relaties bij mensen met een verstandelijke beperking geborgd.
Het Ben Sajetcentrum heeft in 2022 de status van gesubsidieerd onderzoekscentrum verkregen van het Ministerie van VWS. Dat betekent dat er een duidelijkere koers uitgedacht kon worden. Er is een nieuwe directeur aangesteld. Voor zowel het Ben Sajetcentrum als voor de Academische Werkplaats werken onderzoekers die ook als gedragsdeskundige in dienst zijn bij Ons Tweede Thuis. Op die manier verstevigen we de verbinding tussen onderzoek en het primaire proces.
Belangrijke onderzoeken die momenteel lopen, zijn onderzoek naar verbeteren van de samenwerking binnen de driehoek (promotie onderzoek), onderzoek naar de inzet van VR-brillen, het gebruik van de Pijn App voor mensen met EMB, de Slimme Sok, Integratieve Gehechtheidstherapie en ’Mindfulness als behandeling’. Bij het Ben Sajetcentrum zijn onder andere de onderzoeksprojecten ‘Samen werken werkt!’, ‘Meer op eigen benen’ en ‘De crisis voor zijn’ afgerond. Het zijn onderzoeken naar betere ondersteuning voor mensen met een beperking die thuis wonen in de ‘diverse stad’. Het Score onderzoek richt zich op complexe cliënten (over het algemeen VG7) en de zorg die de deelnemende organisaties hen bieden. Dit onderzoek is in 2022 afgerond, in 2023 worden de resultaten gepresenteerd via bijeenkomsten en publicaties.
Focus 2023
Innoveren: we zijn een lerende organisatie
We vinden het belangrijk dat wat je vandaag leert, je morgen kunt toepassen of toetsen op je eigen werkplek. Leren en ontwikkelen vindt daarom steeds meer plaats op de werkplek. Ervaringsleren noemen we dat. En dit leren is ook verankerd in ons werk. We leren van elkaar in teamoverleggen, we leren door te reflecteren en de punten weer om te zetten in acties, we leren door problemen te vangen en die goed te beoordelen. Kortom: we leren continu, we leren van elkaar en met elkaar. En zeker in tijden van arbeidsmarktkrapte is ervaringsleren steeds belangrijker. Van daaruit kun je omdenken en het oude loslaten of herzien en vernieuwen. Ons Tweede Thuis is een lerende organisatie en we zijn dan ook in beweging. Per locatie of team het wiel steeds opnieuw uitvinden is echter niet wat we willen en hier is ook geen ruimte voor. Vandaar dat we inzetten in 2023 om binnen Ons Tweede Thuis onze eigen manier van innoveren te bedenken, oftewel een collectieve manier van denken en doen. Een werkwijze waarmee we de grote uitdagingen in de zorg aankunnen en om zodoende ook kwaliteitsverlies tegen te gaan.
InnoverenInnoveren is een belangrijk speerpunt in 2022 en gaat door in 2023. Technisch innoveren doen we natuurlijk constant met producten als ‘de slimme sok’ (pijn registratie bij mensen met EMB) en de ‘slimme inco’ (incontinentiemateriaal met een registratie-app). Maar innoveren is juist ook een collectieve manier van denken en doen. Het is noodzakelijk om de uitdagingen in de gehandicaptenzorg zoals groei van de sector, de krappe arbeidsmarkt en de stijgende kosten aan te gaan. Vandaar dat we in 2022 met een projectgroep ‘innovatiehuizen’ zijn gestart. Met pilotprojecten op woon- en dagcentrum Amstel-Meer en woonlocatie Admiraal de Ruijterlaan ontwikkelen we onze eigen innovatie route en methodes ontwikkelen. De innovatiehuizen moeten een bron van inspiratie worden voor de medewerkers van Ons Tweede Thuis. Het project in het kortOp de locaties Amstel-meer en Admiraal de Ruijterlaan is er een ‘kick off’ geweest: wat is innovatie in het algemeen en welke kansen zien we op de voorziening. Hierna volgt een selectie van de problemen waar we innovatie op willen loslaten en gaan we aan de slag; hoe kom je van een probleem tot een oplossing. Beide locaties krijgen hierbij ondersteuning van procesbegeleiders en het projectteam innovatie. In 2023 is het project Innovatiehuizen één van de vier strategische projecten. We hopen in 2023 ook tot een nieuwe werkwijze van vernieuwen te kunnen komen. In beeldBekijk het filmpje van Raisa ter inspiratieFlexpool
De Flexpool is in 2022 opgezet om vraag en aanbod van openstaande diensten bij elkaar te brengen. Zo zorgen we ervoor dat collega’s die graag extra willen werken die mogelijkheid krijgen, en dat openstaande diensten op locaties opgevuld worden, zonder dat er gebruik gemaakt hoeft te worden van dure externen. Bijkomend voordeel: je kunt eens een kijkje nemen op een andere locatie en ervaring opdoen in het werken met cliënten uit andere doelgroepen; super interessant!
Vanaf de start van de Flexpool in juli 2022 hadden we 41 flexers in de Flexpool met een 0-uren contract, 3 vaste medewerkers (van wie 2 planners) en 16 ZZP’ers. Dit is in de laatste twee jaar uitgegroeid tot 51 ZZP’ers, 80 flexers met 0-urencontracten en 6 vaste medewerkers (van wie 2 planners). Zij zorgen er voor dat 40 tot 60 diensten per maand worden ingevuld.
In 2023 gaan we een grote campagne doen om meer nieuwe flexers te werven. Inmiddels helpt de flexpool ook met het invullen voor langere termijnopdrachten zoals langdurig ziekte en zwangerschaps- of ouderschapsverlof. Ook zijn wij vanaf gestart met de Vliegende Kiep-diensten, dit zijn diensten waarbij wij adhoc diensten kunnen oplossen in de weekenden.
Ook is de Flexpool nauw verbonden met het nieuwe platform Elanza waar op korte termijn alle ZZP’ers de openstaande diensten zullen gaan aannemen. In Elanza zien we al een grote toename van externe ZZP’ers. Dit zal betekenen dat we vanuit de Flexpool in de toekomst nog meer diensten kunnen gaan opvullen.
Lees hier het verhaal van Susanne en hier het verhaal van I-Fang.
Wij zijn Ons Tweede Thuis
Amsterdam
Amstelveen
Aalsmeer
Abcoude
Badhoevedorp
Diemen
Hoofddorp
Uithoorn
Nieuw-Vennep
De Kwakel
Haarlem
Heemstede
Kudelstaart
Nes aan de Amstel
Ouderkerk aan de Amstel
Zwanenburg