Goed organiseren

Thema’s 2021

Goed organiseren

Alles goed organiseren zorgt voor meer werkplezier en betere zorg. Hoe doen we dat? We willen binnen Ons Tweede Thuis slim organiseren. We doen liever geen dingen dubbel. Communiceren helder met elkaar zodat we de tijd die we hebben zo goed mogelijk besteden aan de ondersteuning bij een goed leven. Goed georganiseerde medezeggenschap is een belangrijk onderdeel.

Wat deden we in 2021?

Waar zie je dat goed organiseren in 2021 terug? We willen binnen Ons Tweede Thuis slim organiseren. We doen liever geen dingen dubbel. Communiceren helder met elkaar zodat we de tijd die we hebben zo goed mogelijk besteden aan de ondersteuning bij een goed leven. Goed georganiseerde medezeggenschap is een belangrijk onderdeel.

Ondernemingsraad

In 2021 heeft corona nog veel invloed gehad op de werkwijze van de ondernemingsraad. Gelukkig heeft het ons ook dit jaar niet tegengehouden om kritisch mee te denken met de raad van bestuur en om van betekenis te kunnen zijn voor onze achterban. De ondernemingsraad heeft bijvoorbeeld het
proces voor de keuze van een nieuw elektronisch cliëntendossier gevolgd. Een ander belangrijk onderwerp van afgelopen jaar was het kiezen van nieuwe leden van de Raad van Toezicht, omdat van meerdere leden de ambtstermijn in 2021 verliep. De ondernemingsraad heeft overleg gehad rondom de overname van De Merenhof. Daarnaast heeft de OR advies en/of instemming gegeven rondom HR-zaken zoals het nieuwe functiehuis. Ook vindt de OR het belangrijk om in contact te blijven met de collega’s op de locaties. Iedere locatie heeft een aandachtsfunctionaris OR en en met hen zijn verschillende bijeenkomsten georganiseerd.

Vastgoed

Een fijne woning draagt bij aan een goed leven. De uitgangspunten leggen we hiervoor vast in de vastgoedstrategie voor meerdere jaren waarbij het strategisch beleid en de zorgvisie het kader zijn. Lange termijn onderhoud en verduurzaming zijn belangrijke onderdelen voor onze bestaande huisvesting. Daarnaast zal in de strategie ook veel aandacht zijn voor innovatie, technologie en de behoeften van de cliënten. Deze vastgoedstrategie stellen we vast in 2022. Daarnaast was een belangrijk onderdeel in 2022 de aankoop van het voormalig ziekenhuis in Heemstede en de overname van locatie Merenhof in Abcoude. Dit laatste is gebeurd op 1 januari 2022. Onze plannen zijn er op gericht hier een innovatie zorglocatie van te maken. Lees hierover meer.

Daarnaast is in 2021 het dienstencentrum in Aalsmeer verbouwd. Het is een toekomstgerichte plek geworden om te werken en te ontmoeten.

Centrale cliëntenraad

De Centrale Cliëntenraad (CCR) houdt zich bezig met medezeggenschap. Dat betekent dat ze meepraat en meedenkt over zaken die belangrijk zijn voor alle cliënten
van Ons Tweede Thuis. Dat doet de CCR in gesprek met de bestuurder. In Nederland is de medezeggenschap geregeld in de WMCZ. Dat is de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. In die wet staat welke rechten een cliëntenraad heeft. Zo kan een cliëntenraad invloed hebben op wat er binnen de organisatie gebeurt. De belangrijkste rechten van de Centrale Cliëntenraad zijn: Recht op informatie, Adviesrecht, Recht op overleg en Recht op middelen en ondersteuning.

In 2021 heeft de CCR meegepraat en meegedacht over de volgende onderwerpen: corona, WMCZ, samenstelling centrale cliëntenraad met diversiteit, samenwerking met de andere medezeggenschapsorganen en Raad van bestuur en Raad van toezicht. Daarnaast geeft de CCR gevraagd en ongevraagd advies.  Adviezen zijn gegeven over de overname van de Merenhof in Abcoude en deelname aan tv-programma’s. Daarnaast heeft de CCR vragen gesteld over onder andere de vergoedingen dagbesteding en voeding op de locaties. Lees het jaarverslag voor meer info.

En hier vind je meer informatie over de verschillende groepen voor medezeggenschap op locatie, bewoners en centraal niveau.

Centrale familieraad

De corona-pandemie was wederom een centraal thema voor de centrale familieraad.  De Cefara werd door de bestuurder continu betrokken bij alle corona-discussies. Zoals bij gesprekken over hoe de zorg kan doorgaan en ook een fijn leven van de cliënten, ook met veel corona-besmettingen. Dus ondanks de besmettingen kwaliteit van leven bieden. Die zorg leven is de basis, Ons Tweede Thuis staat voor een zo goed mogelijk leven voor een cliënt. En daar zat juist druk op. Elke maatregel die wordt voorgesteld kent helaas vrijwel altijd nadelen voor cliënten. Maar door betrokken te zijn bij grote beslissingen en de inbreng van de centrale familieraad te geven, zorgen we dat we er samen het beste van maken.

Verder was een belangrijk onderwerp de wet WMCZ. In deze wet staat wat de wettelijke eisen zijn van medezeggenschap en participatie.  Dat was al goed geregeld bij Ons Tweede Thuis. Maar soms moet je dit weer opnieuw tegen het licht houden. Bijvoorbeeld omdat de organisatie zo gegroeid is. Bovendien vindt de Cefara het belangrijk om de medezeggenschap goed te blijven bewaken. Vandaar dat in 2021 samen met OR, CCR, bestuurder en Raad van Toezicht is gewerkt aan een nieuw toekomstbestendig model voor participatie van de medezeggenschap.

Zoektocht nieuwe bestuurder

Eind 2021 heeft onze bestuurder Roel de Bruijn zijn vertrek (vroeg-pensioen aangekondigd). Dat betekent dat we in 2022 op zoek gaan naar een nieuwe bestuurder. Medezeggenschap vinden we hierin ook belangrijk. Het filmpje waarin Roel zijn vertrekt aankondigt is hier een voorbeeld van. Jorgen stelt Roel een paar mooie vragen. Daarna hebben vertegenwoordigers van onder andere de medezeggenschapsorganen een filmpje gemaakt om te vertellen wie we zoeken als nieuwe bestuurder van Ons Tweede Thuis. De kracht van samen. 

Roel kondigt zijn vertrek aan

We zoeken een nieuwe bestuurder

 

In beeld

Warm welkom programma van start
In 2021 hebben we met een uitgebreide projectgroep gewerkt aan het programma ‘warm welkom’. Met als doelen: nieuwe medewerkers voelen zich welkom voelen. Zij krijgen de ondersteuning die nodig is om aan de slag te gaan. En zij leren het reilen en zeilen binnen de organisatie kennen. In 2022 is het programma helemaal gereed en gaan we ermee werken. Het bestaat uit een traject van 60 dagen waarin we de nieuwe medewerker ondersteunen met:

  • Het werkboek 
    Het (papieren) werkboek helpt in de ontdekkingstocht om de organisatie beter te leren kennen. Het boek is geen naslagboek, maar een werkboek en een logboek. Er staan opdrachten in die helpen bij het leren kennen van de organisatie (-cultuur) en er is ruimte voor belangrijke zaken en inzichten. Het werkboek is een handig hulpmiddel op dingen te noteren die je opvallen waar je meer over wil weten. Daar kunnen andere collega’s ook weer van leren. En zo blijven we nieuwsgierig met elkaar.
  • Het Warm Welkom magazine 
    Op het thuisadres ontvangt iedere nieuwe medewerker het Warm Welkom magazine. Dit geeft een beeld van de organisatie. In het werkboek wordt er naar artikelen in dit magazine verwezen en vragen we nieuwe medewerkers om de inhoud naar zichzelf te vertalen. Dit helpt om gedurende het traject naar Ons Tweede Thuis toe te groeien.

Bekijk hier direct het warm welkom magazine

  • Het intranet 
    In het werkboek staan verwijzingen naar het intranet. Daar vind je veel informatie. Via de Warm Welkom button op de hoofdpagina maken nieuwe medewerkers kennis met het intranet en onze informatiesystemen.
  • De buddy 
    Een belangrijke persoon tijdens het Warm Welkom traject is de buddy; een collega die de nieuwe medewerker de eerste weken begeleidt en helpt om je thuis te voelen.
  • Het inwerkplan 
    In het Warm Welkom traject maak je vooral kennis met de organisatie. Uiteraard wordt de nieuwe medewerker ook ingewerkt op zijn/haar eigen locatie. Op alle locaties van Ons Tweede Thuis wordt gewerkt vanuit basisplan om methodisch te werken gekoppeld aan het ECD.

Uitgelicht

Ambitie Dienstencentrum

Ons Tweede Thuis is gestart met het programma “Ambitie Dienstencentrum”. In het Dienstencentrum werken alle collega’s van de ondersteunende diensten. Denk hierbij aan ICT, HRM, Communicatie, Financiële administratie, Zorginkoop, Cliëntenadministratie, Facilitair en Vastgoed etc. Het doel is om de dienstverlening van deze afdelingen (nog beter) te laten aansluiten op de wensen en behoeften van de medewerkers op de locaties en alle andere dienstverlening binnen Ons Tweede Thuis (zoals ambulante dienst, Adviespunt en Zorgbemiddeling). Het doel is ook dat de afdelingen van het Dienstencentrum onderling meer van elkaar weten en daardoor slimmer gaan samenwerken. Inmiddels zijn er gesprekken geweest met collega’s van het dienstencentrum. Hieruit komen inzichten zoals de behoefte aan een inzichtelijk proces van besluitvorming. Men wil een duidelijk overzicht (op intranet) wie nu wat doet. Ook zijn de gesprekken met de locaties gestart. De inzichten die daaruit voortkomen verwerken we in een concreet plan hoe de dienstverlening van het Dienstencentrum toekomstgericht te verbeteren is. Dit plan is in 2022 gereed en de concrete acties zullen in stappen worden uitgevoerd in 2022 en 2023.